Советы по качественной организации и проведению аудиоконференции

Люди, занимающиеся руководящей и организаторской деятельностью, по долгу службы, часто выезжают в командировки для личной аудиенции с партнерами по бизнесу.

В век высоких технологий, данное мероприятие легко организовывается без выезда, для этого нужно купить оборудование для аудиоконференций на activka.ua/media1/audio-conferencing-60.html.

Аудиоконференция смогла заменить селекторные совещания, являющиеся неотъемлемой частью расписания трудового дня руководителей больших предприятий и компаний. Данный способ актуален для организации видеопрезентации с целью решения производственных вопросов с партнерами по бизнесу, находящимися достаточно далеко.

Чтобы проведенная аудиоконференция прошла продуктивно, требуется подготовка к процессу с привлечением ответственных лиц. Организационные моменты включают следующий перечень действий работника, ответственного за организацию и подготовку процесса:

• наличие списка приглашенных на аудиенцию и их своевременное оповещение — приглашенные должны точно знать дату, время, тему, иметь план проведения мероприятия, а также фамилию, имя и отчество ведущего;
• подготовка списка вопросов, освещаемых в процессе проведения беседы — на данном этапе рационально отметить поименно приглашенных, для которых предназначены определенные вопросы.

Для извлечения максимума полезной информации из аудиоконференции, следует качественно проработать нижеперечисленные моменты подготовки и хода мероприятия:

• наличие программы или сценария проведения совещания;
• в ходе мероприятия, следует соблюдать последовательность действий, начиная от простого и плавно переходя к более важным вопросам;
• преподносите собеседникам материал своими словами, проявляйте больше эмоций — монотонное чтение с листа быстро утомляет слушателей;
• по возможности используйте наглядность, что существенно упростит подачу материала партнерам;
• приводите красочные примеры и старайтесь вовлечь собеседников в диалог;
• обращайтесь по именам к присутствующим на аудиоконференции.

Данное мероприятие не должно быть безликим, чем интенсивнее идет беседа, ярче приводятся примеры, тем больше возможностей привлечь внимание слушателей и достичь взаимного согласия в решении возникшей проблемы, по причине которой проводится совещание.

Советы по качественной организации и проведению аудиоконференции

Специалисты в области проведения аудиоконференций, советуют обращать внимание на следующие позиции, выполнение которых поможет достигнуть взаимопонимания между сторонами. Эффективность проведения совещания базируется на таких моментах:

• правильная и четкая подача материала совещания (не зацикливайтесь слишком долго на одном вопросе);
• будьте демократичными в отношении коллег, стоящих ниже вас на должностной лестнице, проявляйте к ним внимание и не отказывайте в объяснении тем, по которым могут возникнуть дополнительные вопросы;
• поощряйте собеседников, шуткой или моментом юмора;
• не берите слишком высокий темп в совещании, так как не все могут успеть за ходом ваших мыслей, вы должны быть уверены в том, что каждый присутствующий хорошо владеет ситуацией.

Помните о том, что проводить групповое совещание должен человек не имеющий дефектов дикции, вопросы и ответы должны быть лаконичными и по теме, без отвлекающих моментов.

Не экономьте на оборудовании, приобретайте модели, дающий полный эффект личного присутствия, так как от этого многое зависит.

Не стоит проводить аудиоконференцию спонтанно, предупредите своих собеседников раньше, хотя бы за день или два, огласите тему, чтобы они могли подготовиться. Тогда вы получите полные и развернутые ответы на ваши вопросы.